Allar stofnanir ættu að vera meðvitaðar um gagnaöryggi og skjalatrun. Að vernda ekki eigin viðkvæm gögn og viðskiptavina þinna getur haft alvarlegar fjárhagslegar afleiðingar fyrir einkafyrirtæki, jafnvel neytt þau til að loka. En sveitarfélög verða að huga að öllum þáttum gagnaöryggis, allt frá skjalatrun til netöryggis.
Að heimila brot er ekki valkostur fyrir bæjar- eða sveitarfélög eða önnur sveitarfélög. Skrár þeirra geyma mikið af einkagögnum um einkaaðila, starfsmenn sveitarfélaga og svæðisfyrirtæki sem þeim er skylt að vernda. Almannatryggingarnúmer, eigna- og skattagögn, atkvæðaskrár og upplýsingar um löggæslu/almannaöryggi eru aðeins hluti af því sem gæti verið í hættu. Að upplifa gagnabrot rýrir traust almennings og sveitarfélög hafa ekki efni á fjárhagslegum áhrifum gagnabrots þegar fjárveitingar þeirra eru þegar þunnar.
Til að gera gagnaöryggi enn krefjandi eru sveitarfélög vinsæl skotmörk fyrir netglæpamenn og gagnaþjófa. (Árið 2019 rannsökuðu Barracuda-rannsakendur hundruð lausnarhugbúnaðarárása og komust að því að tveir þriðju þeirra beindust að ríkisstofnunum.) Vegna þess að þjófar vita að þeir eru rík uppspretta dýrmætra gagna verða sveitarfélög að bregðast við árásum. hæstu kröfur. Gagnaöryggi - þar á meðal skráartrun.
Sveitarfélög, skjalasöfnun og lög
Einkafyrirtæki kunna að hafa nokkurt svigrúm til að takast á við viðkvæma skjalatrætingu, en ríkisstofnanir verða að starfa með samræmi í huga. Ákveðin lög á ríki, sveitarfélögum og iðnaði stjórna því hvernig viðkvæmum gögnum er meðhöndlað og þeim eytt. Sérstakar lagakröfur um gagnaöryggi fyrir sveitarfélög fara eftir staðsetningu þeirra og nákvæmlega tegund gagna sem þau hafa. (Til dæmis, allir aðili með skrár sem innihalda verndaðar heilsufarsupplýsingar verða að fara að HIPAA persónuverndarreglum til að vernda PHI.)
Þar sem gagnaöryggislög eru í stöðugri þróun ættu borgarleiðtogar að ráðfæra sig við lögfræðinga sína um sértæk regluvörslumál. Ef um endanlega úttekt eða brot er að ræða þarftu skriflega gagnaeyðingarstefnu sem tekur á gagnaeyðingu og hefur verið endurskoðuð, það er að segja hvaða stofnun sem notar skynsamlega nálgun við skjalatrun og gagnaeyðingu - eins og að nota A virtur tætingarþjónusta til að eyðileggja allar viðkvæmar skrár og tæta harða diska, frekar en að henda þessum efnum í ruslið - gæti nú þegar verið í samræmi við viðeigandi gagnaöryggislög.
Bestu starfsvenjur fyrir sveitarfélög við niðurskurð skjala
Þegar borgarleiðtogar íhuga aðferðir til að vernda viðkvæm gögn sín er frábær staður til að byrja að fylgja eftir þessum bestu aðferðum við að tæta skrár.
Nýttu þér reglulega og eftirspurnar tætingarþjónustu. Sveitarfélög ættu að skipuleggja reglulega afhendingar í gegnum skjalatýringarþjónustu. Viðskipti hætta aldrei, svo viðkvæmar skrár (auk gamaldags harða diska og önnur brothæf efni) munu halda áfram að safnast upp. Að skipuleggja venjubundna þjónustu sparar tíma fyrir stjórnendur sem stjórna birgjum. Hins vegar þýðir stundum að bíða eftir næsta áætlaða afhendingu að fórna geymsluplássi fyrir kassa og kassa með gamaldags skjölum. Jafnframt, því lengur sem viðkvæm skjöl eru geymd á skrifstofunni, þeim mun meiri líkur eru á að einhver fái óviðkomandi aðgang að þeim. Notaðu þjónustuna á eftirspurn til að stjórna fljótt öllum brýnum skráartrætingarþörfum sem upp koma.
Samræma tætingu á skrám á svæðum sveitarfélaga. Gakktu úr skugga um að verklagsreglum um skjalatætingu sé fylgt jafnt og þétt í sveitarfélaginu. Hver skrifstofa og/eða bygging ætti að hafa sinn eigin ábyrgðarmann til að hafa umsjón með skjalatrun og rétta eyðingu gagna.
Skráðu frábærar athafnir þínar. Mikilvægt er að sveitarfélög haldi vel utan um alla gagnaeyðingarstarfsemi. Ef þú hefur einhvern tíma framkvæmt gagnaöryggisúttekt, eða ef íbúi eða aðili hefur einhvern tíma orðið fyrir gagnabroti og reynt að sanna að sveitarfélög séu uppspretta, viltu geta sýnt fram á að öllum gögnum sveitarfélaga sé stjórnað og eytt á öruggan hátt. . Fyrst skaltu ganga úr skugga um að þú getir sýnt fram á „varðræði“ með því að nota NAID „AAA“ vottaða skjalatrætingarþjónustu til að flytja skjöl, drif og annað tætt efni beint frá húsnæði þínu til tætingaraðstöðu þeirra. Láttu síðan fulltrúa frá fyrirtækinu þínu verða vitni að því að sveitarefnið sé tætt. Að lokum, fáðu eyðingarvottorð sem lýsir því sem þú hefur tætt og verklagsreglurnar sem þú fylgdir.
Tættu þjálfunarhandbækur, aðgangsmerki og annað efni eingöngu fyrir starfsmenn. Allt sem utanaðkomandi aðilar geta notað til að fá aðgang að húsnæði sveitarfélagsins eða aðgang að einkaupplýsingum um neyðaraðgerðir eða byggingar sveitarfélaga skapar öryggisáhættu. Rífið þessa hluti alltaf í sundur í stað þess að endurvinna þá.
Íhuga þarfir íbúanna við að tæta skjalið. Þegar þú ert í þeim bransa að veita opinbera þjónustu er það bara auðveld leið til að mæta sameiginlegri þörf að skipuleggja skráartrætingarviðburð. Allir einstaklingar í samfélaginu ættu að hafa leið til að vernda viðkvæm gögn sín, ekki allir hafa aðgang að tætara. Að halda tætingarviðburð gerir íbúum kleift að keyra og skila efni sínu í öruggum tætingarbílum.
Northeastern Data Destruction er tileinkað því að mæta þörfum ýmissa stofnana, þar á meðal sveitarfélaga, til að tæta skjöl. Ströngir öryggisstaðlar okkar, vottanir og langur árangur af velgengni gera það að verkum að viðskiptavinir vita að þeir geta treyst okkur til að sinna viðkvæmum skjalaþörfum sínum. Hafðu samband við mig í dag!